일반 회사의 경우 주기적으로 팀원회의 혹은 팀장회의 임원회의 등 다양한 회의를 하는 경우가 있습니다. 사내뿐만 아니라 협력사 혹은 고객사와의 회의를 통하여 서로가 원하는 방향과 회의의 내용을 기반으로 업무일정이 진행되는 경우가 많이 있습니다.
그렇기 때문에 공식적인 회의 시에는 회의록을 필히 작성하여 해당 회의 내용을 서류로 남기고 상호 간 회의록을 확인하여 사인 후 업무 진행이 공식적으로 진행되기 때문에 매우 중요한 요소 중 하나입니다. 하지만 다양하고 여러 가지 말들이 오고 가는 회의 속에서 핵심내용을 빠짐없이 회의록에 작성하는 것이 매우 어려운 일 일수 있는데요. 회의록 작성 방법 확인을 통하여 회의록에 기록되어야 할 사항과 어떻게 작성하는 것이 좋을지 알아보도록 하겠습니다.
목차
회의록 작성하는 방법
회의록은 회의 내용을 작성하여 보관하는 문서로 단순하게 해당 내용을 작성하는 것이 아니라 회의에서 나온 내용과 대화를 문서로 작성하여 회의 내용을 증명하고 회의에 참석하지 않는 다른 사람에게도 회의 내용을 전달하는 문서입니다. 추후 회의록과 다른 결과나 다른 방향으로 진행될 때 회의록이 증거가 되어 문제를 삼을 수 있습니다.
그렇기 때문에 회의록은 최대한 정확하게 작성하는 것이 포인트입니다. 회의 도중에 있는 내용을 빠르게 작성하여 정보가 왜곡되지 않게 작성하는 것이 중요합니다. 그렇기 때문에 회의 주제에 대하여 알고 있다면 좋습니다.
회의록을 작성하기 위해서는 회의록 양식에 작성을 해야 하는데요. 현재에는 대부분 노트북을 사용하여 워드로 작성을 하지만 현장 상황이 그렇지 못할 때에는 수기로 작성하기도 합니다. 회의록 양식의 구조는 아래와 같습니다.
회의록 양식
회의록 양식은 회사에 따라 기본적으로 사용하는 양식이 정해져 있지만 필수 구조 회의 기본 정보, 회의 주제, 회의 내용으로 구분 됩니다.
회의 기본 정보
회의 기본 정보를 통하여 회의를 주관하는 부서와 담당자 일시 장소 참석자 등을 표기하여야 합니다. 사실을 기반으로 작성해야 하기 때문에 어떤 업체 혹은 부서의 어떤 담당자가 주관한 회의인지를 작성하고 날짜와 시간을 표기하고 회의를 진행한 장소를 표기합니다. 그리고 참여한 회의 참석자를 작성합니다. 때에 따라서 회의 완료 후 회의 참석자들 간의 회의록을 확인 후 서명을 하여 해당 사항에 대한 결론이나 나가갈 진행 방향에 대하여 확인을 하기도 합니다.
회의 주제
회의 기본 정보를 작성하였다면 회의 주제를 명시하여야 합니다. 예를 들어 '000 프로젝트 공사진행 일정 회의', '주간 업무 회의', '노사 간담회' 등 오늘 회의를 하는 주제를 명확하게 작성하여야 합니다.
회의 내용
회의 내용은 회의에서 나온 내용을 작성하게 되는데요. 여기서 중요한 것은 회의 아젠다(회의 주제나 해결할 문제 등) 별로 회의에서 중요하게 언급되는 내용을 작성하는 것을 원칙으로 합니다. 회의를 하다 보면 다른 이야기와 혹은 주제와 관련 없는 이야기를 하기도 하기 때문에 주제와 관련된 이야기를 잘 들은 후 작성하는 것이 좋습니다.
그리고 작성하는 분의 경우 회의록 작성이 어렵다면 회의 참가자들에게 동의를 구한 후 녹취를 하는 것은 큰 문제가 없습니다. 공식적인 회의이기 때문에 참석자들이 모두 동의한다면 회의록을 녹취하고 이후 회의록에 '녹음 파일을 근거로 작성하였으며 회의록 작성 후 파일을 삭제하였습니다'의 내용을 첨부하면 큰 문제가 되지 않습니다. 다만 회사 분위기 상 그런 녹음을 싫어하는 경우도 있으니 상황이나 분위기 회사 스타일에 따라서 결정하도록 합니다.
그리고 회의 내용을 상세하게 작성하였다면 회의 내용을 바탕으로 작성된 결정사항 혹은 변경 사항이 발생하였다면 해당 내용을 작성하는 것이 좋겠습니다. 회의 결론과 회의를 통하여 지시사항 혹은 특정일자까지 완료해야 하는 업무나 상황 등을 필히 작성하는 것이 좋습니다. 특이 사항이 있다면 따로 작성하는 것도 방법입니다.
위와 같은 방법을 기준으로 회의록을 작성하시면 됩니다. 회사에 따로 회의록 양식이 없다면 Adobe에서 제공하는 회의록 양식을 참고하여 회사의 회의록 양식을 만들어 보는 것도 추천드립니다. 총 3가지 양식을 제공하고 있기 때문에 회사 스타일에 맞는 양식을 참고하시고 수정하시면 좋을 것 같습니다.
회의록 작성 노하우
회의록 작성 노하우는 최대한 명확하게 작성하는 것입니다. 또한 공식 문서로 보고와 배포가 되기 때문에 정확한 것을 원칙으로 합니다. 그렇기 때문에 크로스 체크를 통하여 회의록을 검증하는 것이 노하우 입니다.
회의에 참가한 사람들에게 우선적으로 회의록을 배포하여 오류나 정정사항이 있는지 확인하도록 합니다. 일정 기간 동안 해당 회의록 관련하여 이의가 없다면 내용에 합의된 것으로 간주하여 보고 및 공식적으로 배포하는 것이 좋습니다.
그리고 특히 임원이나 윗선에 보고가 되는 경우철저하게 검증하여 혹시 모를 회의록의 오류를 최소화하는 것이 방법입니다. 임원에게 보고가 된 회의록은 단순 회의를 기록한 것이 아닌 업무 지시의 의미를 갖고 있습니다. 그렇기 때문에 회의를 통해 나온 결과나 일정 등을 필히 지킬 수 있어야 하며 해당 회의록을 바탕으로 업무 일정을 작성하여 체크하여 보고하는 것이 좋습니다.
회의록은 회사의 주요 업무를 진행하는 데에 있어서 가장 기초가 되는 문서입니다. 회의를 통해 나온 결과를 기반으로 업무 일정이 정해져야 하며 중간에 진행되는 사항이나 변경사항을 회의록 작성을 통하여 수정 및 변경할 수 있습니다. 그렇기 때문에 일정을 정할 때에는 너무 무리하거나 지키지 못할 약속을 하는 것은 매우 위험하고 신뢰에 문제가 생길 수 있기 때문에 최대한 가능한 날짜 기준으로 일정을 잡고 조율하는 것이 좋겠습니다.
