공문서는 개인이나 기업에 공공기관에 의사결정이나 소통 연락 등을 하기 위하여 작성하는 문서로 일반적인 문서에 비하여 엄격한 양식을 갖추고 있는 문서입니다. 그렇기 때문에 작성 시 양식에서 요구하는 방식으로 작성을 하는 것이 중요한데요. 공문서 작성하는 방법을 통하여 문서 작성 요령을 알아보도록 하겠습니다.
공문서 작성하는 방법
공문서는 과거에 타자기를 사용하던 시절부터 도입된 문서 양식으로 인하여 여러 가지 불편하고 불합리하게 작성되는 사례가 많았으나 2017년 개정을 통하여 조금 더 효율성이 높여졌습니다. 띄어쓰기로 인하여 문서 작성 시 시작점을 찾기 어렵고 그로 인하여 여백이 많아 불필요한 종이가 낭비되는 경우가 많았습니다.
항목기호와 띄우기와 문서 작성의 일반 원칙 확인을 통하여 공문서 작성법을 알아보겠습니다. 우선 공문서를 작성하기에 앞서 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제7조 문서작성 방법을 확인해 보겠습니다.
행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제7조 문서작성 방법
제7조(문서 작성의 방법) ① 문서는 「국어기본법」 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다.
② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.
③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다.
④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다.
⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.
⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.
⑦ 제1항부터 제6항까지에서 규정한 사항 외에 문서 작성에 필요한 사항은 행정안전부령으로 정한다. <개정 2013. 3. 23., 2014. 11. 19., 2017. 7. 26.>
위와 같이 문서를 작성할 때에는 어문 규범에 맞게 한글로 작성하고 필요시 괄호 안에 한자나 외국어를 적을 수 있습니다. 그리고 가로로 작성하는 것을 원칙으로 합니다. 그리고 간결한 표현과 일반적인 표현을 사용하여 수신인이 이해하기 쉽게 작성해야 합니다.
공문서 숫자 표기
날짜와 시간
숫자는 아라비아 숫자를 사용하고 날짜는 연 월 일 글자를 생략하는 대신 온점(마침표)(.) 사용합니다. 그리고 시간의 경우 24시간 제를 사용하며 시 분 글자를 생략하고 쌍점으로 찍어 구분하는 것이 원칙입니다. 예로 2024년 5월 15일, 오후 3시 14분이라면 2024. 5. 15. , 15:14 이런 식으로 작성하면 됩니다. 예시를 확인해 보겠습니다.
날짜의 경우 마침표 을 찍은후 한칸 뛰고 숫자가 한자리의 경우 앞에 0을 붙이지 않습니다.
2024. 05. 15. (X)
2024. 5. 15. (O)
시간의 경우 쌍점으로 찍어 구분하고 숫자가 한자리의 경우 앞에 0을 붙입니다. 오전 7시 35분일 경우
07:35 (O)
7:35 (X)
금액
제2조(공문서 작성의 방법) ① 공문서(이하 “문서”라 한다)의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목 구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.
② 문서에 금액을 표시할 때에는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」(이하 “영”이라 한다) 제7조제4항에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다. <개정 2016. 7. 11., 2023. 6. 28.>
(예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)
[제목개정 2023. 6. 28.]
그리고 필요한 경우 특수한기호를 사용할수 있으며 금액을 표기할 땐 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 작성하는 것을 원칙으로 합니다.
그리고 문서의 사이즈는 A4용지 사이즈인 가로 210 세로 297 용지를 사용합니다. 공문서는 기본적으로 두문 본문 결문으로 구분되어 작성합니다.
공문서 구분
두문의 여백에 발신기관명을 적고 수신란으로 구성됩니다. 그리고 본문엔 제목과 내용을 작성하고 결문엔 문서를 작성한 발신자의 소속과 직위 회사명 주소 전화번호 이메일 홈페이지 주소 등의 정보를 적도록 합니다. 공문서의 작성 순서를 알았다면 실제 작성 시에 사용하는 항목 구분 기호와 띄어쓰기를 확인해야 합니다.
공문서 항목 구분
공문서에 내용을 작성할 때 둘 이상의 항목으로 구분을 해야 한다면 정해진 구분에 따라 항목을 순서대로 표기합니다. 위와 같이 항목의 구분과 기호를 알았다면 이에 맞춰 공문을 작성하면 됩니다. 이때 중요한 것은 항목별로 띄어쓰기를 해야 합니다. 여기 보기 편하게 Ｖ라는 표기는 띄어쓰기를 뜻합니다.
표시 위치 및 띄어쓰기
첫째 항목기호는 띄어쓰기 없이 왼쪽 처음부터 바로 작성하면 됩니다. 그리고 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨서 적으면 됩니다. 항목이 한 줄을 넘어갈 경우 내용 첫 글자에 맞추어서 글을 정렬하고 항목 기호 사이에는 1타를 띄우도록 합니다. 항목이 2개 이상이고 세부 항목이 많은 경우 위와 같이 항목 기호에 맞춰 문서를 작성하면 됩니다.
공문서를 작성할 땐 표현에도 유의를 하여야 합니다. 자주 틀리는 표현의 예를 확인해 보겠습니다.
공문서 표현의 몇가지 예시
예시
관련 : 건설교통과-1111 (X)
관련: 건설교통과-1111 (O)
쌍점을 사용할 때 쌍점의 앞은 붙여 쓰고 뒤에는 띄어 쓰는 것이 원칙입니다.
예시
법률 제1조 제3항 (X)
법률 제1조제3항 (O)
법률를 표시 할 땐 법률와 조와 항 사이는 띄어 쓰지 않습니다.
예시
50%이상 (X)
50% 이상 (O)
이상, 이하, 이내 등의 앞말과 띄어 씁니다.
예시
우리회사, 우리학교 (X)
우리 회사, 우리 학교, 우리나라 (O)
우리나라를 제외하고는 우리는 뒤의 단어와 띄어 씁니다.
예시
과반수 이상 참석 (X)
과반수의 참석 (O)
과반수가 과반이 넘다라는 의미 이므로 과반수 이상은 중복된 표현입니다.
예시
08:00 - 15:00 (X)
08:00 ~ 15:00 (O)
일정 시간 동안을 표현할 때는 기호 ~를 사용합니다.
순화해야 하는 표현
| 순화가 필요한 표현 | 순화된 표현 |
| 상기 | 위의 |
| ~에 의거 | ~에 관련하여 |
| 지체 없이 | 바로 / 곧바로 |
| 상이한 | 서로 다른 |
| 면밀히 | 자세히 |
| 금번 | 이번 |
| 메뉴얼 | 설명서 |
| 로그인 | 접속 |
| 모니터링 | 관찰하다 |
| 원스톱 | 한자리 |
| 로드맵 | 청사진 |
| 상정하다 | 회의에 올리다 |
| 해외 | 국외, 외국, 제외 |
| 소기의 | 기대했던 바 |
| 기 통보한 | 이미 통보한 |
| 허가를 득하다 | 허가를 받다 |
위와 같은 표현은 좌측의 경우 흔하게 사용하지만 순화가 필요한 표현입니다. 공문서에는 순화를 하여서 사용하는 것이 좋습니다. 그리고 공문서의 경우 한글 프로그램으로 많이 사용하기 때문에 공문서를 작성할 때 자주 사용하는 한글 단축키를 알아 두면 좋겠습니다.
공문서 작성하는데 필요한 한글 단축키
간단하게 공문서 작성하는 방법을 알아보았습니다. 과거에 비해 간소하고 쓰는 방법 또한 개선이 되었지만 처음 공문서를 작성하는 분들에겐 조금 어렵고 어떻게 쓰는 것이 맞는지 헷갈리는 경우가 많을 거라 생각이 듭니다.
이런 문제로 인하여 조금 더 쉽게 공문서를 작성하고 공문서 작성으로 인한 낭비를 막기 위해 문서 24라는 사이트를 통하여서도 공문서를 PC나 모바일로 작성하로 손쉽게 공문서를 작성할 수 있게 되어 있습니다.
문서 24 이용하기
문서 24 사이트에 사용 가이드가 자세하게 캡처와 함께 설명되어 있기 때문에 처음 공문서를 작성해야 하는 분들은 행정안전부에서 운영하는 문서 24 바로가기를 통하여 공문서를 작성해 보는 것이 좋겠습니다. 공문서 작성법을 알아보았습니다. 해당 정보가 도움이 되셨길 바라겠습니다.
